Come ridurre gli appuntamenti mancati nel tuo studio medico
Quanto sono frustranti gli appuntamenti mancati nel tuo studio medico? Non solo fanno perdere tempo prezioso, ma danneggiano anche le entrate.
La gestione di uno studio medico comporta molte attività: gestione dei dipendenti, erogazione dei servizi, collaborazione con compagnie assicurative e, naturalmente, la pianificazione degli appuntamenti.
Ecco perché creare una strategia di promemoria di appuntamento è una pratica molto utilizzata nella maggior parte degli studi. Ma prima di pensare ad un sistema efficace, è necessario innanzitutto capire perché si verificano queste circostanze.
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Perché i pazienti mancano agli appuntamenti?
La complessità della vita moderna ci porta a dover ricordare appuntamenti di più svariata natura. Così siamo costretti a segnare una serie di promemoria in maniera distratta e approssimativa. Alcuni si perdono, altri diventano incomprensibili, altri sono stati scritti di fretta e sono sbagliati.
Alcune persone semplicemente dimenticano di presentarsi o annullare l’appuntamento. Alcune scrivono l’ora o la data sbagliate, altre perdono l’appuntamento a causa di altri problemi come il traffico o il lavoro e si dimenticano di rimandarlo.
Molte delle persone che non si presentano agli appuntamenti hanno motivazioni piuttosto banali e alle quali si può porre rimedio senza grandi investimenti in termini di tempo e denaro.
In che modo i fornitori di servizi sanitari possono prevenire appuntamenti persi?
Chiaramente non puoi controllare il traffico, ma puoi fare molto per quanto riguarda i promemoria errati o le dimenticanze classiche della vita di oggi.
Il classico biglietto è ormai superato. Le telefonate possono essere tempestive e invadenti e soprattutto, non sono automatiche. Puoi lasciare un messaggio in segreteria, ma non c’è modo di sapere quando il paziente lo ascolterà.
Gli avvisi via e-mail stanno diventando sempre più popolari, ma la maggior parte delle caselle di posta è già piena di messaggi. Molte e-mail vengono ignorate e i filtri antispam possono impedire al promemoria di vedere la luce del giorno.
Perché non sfruttare gli SMS per ridurre gli appuntamenti mancati nel tuo studio medico?
Proprio come qualsiasi azienda, il tuo studio medico non dovrebbe perdere tempo prezioso o spendere soldi per tattiche di marketing inefficaci. I promemoria per gli appuntamenti via SMS riducono le spese generali e soprattutto le perdite.
Perché i messaggi di testo sono efficaci?
Ormai è chiaro che i pazienti preferiscono i messaggi di testo, ma cos’ha l’SMS che lo rende così utile per ridurre i mancati appuntamenti? A differenza di e-mail, telefonate e biglietti, le persone leggono sempre i loro SMS. Non c’è app da installare e i testi funzionano su ogni cellulare.
Considera quanto segue:
I testi vengono letti all’istante
Le e-mail possono rimanere nelle caselle di posta per ore o giorni prima che vengano aperte. Il 90% dei testi viene letto entro 3 minuti dalla ricezione!
I testi sono amichevoli e discreti
I pazienti possono controllare i loro messaggi anche se non sono disponibili per rispondere a una telefonata. E possono facilmente fare riferimento al messaggio più tardi se dimenticano l’orario dell’appuntamento.
Appuntamenti mancati nel tuo studio medico: gli SMS non vengono mai ignorati
Meno dell’1% di tutti i messaggi di testo non viene letto. Non esiste una casella di spam a cui accedere e le notifiche non possono essere disattivate.
Come scrivere promemoria SMS efficaci per gli appuntamenti
Hai visto come i messaggi di testo possono aiutare e sei pronto per iniziare a inviare messaggi. Per garantire il successo di ogni invio, assicurati che i tuoi messaggi rispettino le seguenti linee guida:
- Mantieni i tuoi messaggi concisi e facili da leggere
- Includi data, ora e luogo dell’appuntamento
- Invia un link dell’appuntamento in modo che il paziente sia in grado di annullare o rimandare l’appuntamento in autonomia
- Ricorda ai pazienti di portare i documenti necessari
- Invia messaggi un giorno prima dell’appuntamento
Limiti dal punto di vista legale
Finché non prevedi di inviare informazioni mediche private, non c’è alcun problema nell’utilizzare un servizio di messaggistica.
I nostri suggerimenti: non solo promemoria, ma anche marketing
Invia sondaggi sulla soddisfazione dei pazienti
L’invio di messaggi può essere anche automatizzato per i sondaggi sulla soddisfazione del paziente che permettono di migliorare molti aspetti della tua pratica e farti apprezzare anche dal punto di vista professionale.
Visite a programmazione temporale
È possibile inviare un messaggio a tutti coloro che hanno la necessità di fare delle visite in archi temporali prestabiliti. In questo caso è più efficace automatizzare tutti gli invii in modo da fornire sia un servizio utile al paziente, sia una programmazione ottimale per il tuo studio.
Raccogliere i numeri dei pazienti
Prima di iniziare a inviare promemoria o avvisi di appuntamenti, è necessario raccogliere i numeri dei pazienti.
Se desideri inviare messaggi, i tuoi pazienti devono esprimere adesione e dare il loro consenso. Questo può avvenire attraverso diverse modalità come per esempio firmare un modulo cartaceo preparato appositamente o compilare un modulo digitale sul tuo sito web.
Chiedi durante la registrazione dell’appuntamento
Se non disponi del numero del paziente, è facile ed educato chiedere se desidera un promemoria direttamente sul suo cellulare. Chiedi quando desidera ricevere il promemoria e quale numero preferisce.
Questo è anche un ottimo momento per chiedere se vorrebbero ricevere altri messaggi, come promemoria per programmare nuovi appuntamenti.
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